Eldningsförbud i Kronobergs län

Länsstyrelsen har beslutat om eldningsförbud i Kronobergs län. Det råder extrem hög brandrisk i skog och mark.

Stäng meddelande

Förstudien

Under våren 2013 genomfördes en gemensam förstudie om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge. Förstudien dokumenterades i en slutrapport och ett dokument som kallas Guide till handlingsalternativ. Nedan finns en kort sammanfattning av förstudiens resultat.

Omfattning

Förstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge hade till uppgift att ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med att införa e-arkiv. Inriktningen var långsiktigt bevarande hos arkivinstitution och inte digitalisering av analoga handlingar eller verksamhetsnära arkiv. Förstudien genomfördes från januari 2013 och avslutades i augusti 2013.

Deltagande organisationer

Samtliga kommuner, landstingen och regionförbunden i Kronoberg och Blekinge deltog. Växjö kommun ansvarade för projektledning och den formella hanteringen av förstudien.

Förstudiens organisation

Deltagande organisationer medverkade genom en gemensam arbetsgrupp, samt utsedda kontaktpersoner. Deltagande organisationer uppmanades att bygga upp lokala referensgrupper för att sätta sig in i förstudien, erhålla kunskap, förankra och sprida den inom den egna organisationen.

Redovisning

Resultatet redovisades och förankrades under juni och juli 2013. I Kronoberg på ett gemensamt möte med kommunchefer. Kommunerna i Blekinge hanterade redovisningen var för sig. Slutrapporten innehåller en redogörelse för allt som skett under förstudien och de erfarenheter som den gemensamma arbetsgruppen och kontaktpersonerna vill förmedla till kommande projekt.

Övergripande målbild och definition

Målbilden är ett e-arkiv värt att lita på. Med e-arkiv menar vi en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet säkerställer att krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet uppfylls.

E-arkivets roll i e-förvaltningen

E-arkiv är enligt Regeringens och SKL:s strategier för e-förvaltning en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. E-arkivet säkerställer långsiktig informationsförsörjning genom att tillhandahålla information som har hög kvalitet och som är användbar för de e-tjänster och informationssystem som används i e-förvaltningen.

Resultat och rapportering

Det huvudsakliga resultatet av förstudien är dokumentet Guide till handlingsalternativ. Erfarenheter från förstudien och omvärldsanalys har sammanställts i slutrapporten. Material för utbildningar och fortsatt arbete med fördjupade analyser finns tillgängligt i digital form för deltagande organisationer.

Arbetssätt

Uppstartsmöte och två avstämningsmöten för kontaktpersoner genomfördes för information och diskussion om förstudiens inriktning och resultat. Arbetsgruppen hade omkring två heldagars arbetsmöten i månaden. Ansvar för att bevaka olika områden fördelades inom gruppen.

Utbildningar

Utbildningsbehovet visade sig vara stort hos deltagande organisationer. Sammanlagt planerades och genomfördes fyra större utbildningar riktade till olika målgrupper:

  • Snabbkurs om e-arkiv
  • Utbildning om arkivsystem
  • Att arkivera IT-system ur arkivets perspektiv
  • Att arkivera IT-system ur verksamhetens arkiv

Övergripande nulägesanalys

Två enkätundersökningar riktade till deltagande organisationer genomfördes för att ge en överblick över nuläget. Enkäterna bekräftade att den traditionella hanteringen av arkiv på papper dominerade hos de deltagande organisationernas centrala arkivfunktioner. Detsamma gällde kompetensen hos dem som arbetar med arkiv i regionen. Men det finns också undantag. Samtidigt har flera deltagande organisationer inte någon ”arkivinstitution” med utbildade arkivarier eller särskild budget.

Övergripande analys av hot och risker

En workshop genomfördes tillsammans med deltagare framförallt från Kalmar län för att identifiera hot och risker i samband med införande av e-arkiv. Genomgående handlade riskerna om kunskap, organisering, rutiner och riktlinjer. Orsaken handlade om brist på engagemang och avsaknad av personer med olika typer av specialistkompetens.

Upplevd kvalitet

Utbildningar och aktiviteter har fungerat bra och materialet kan med fördel återanvändas. Det som behöver förbättras är framförallt informationsspridningen – mellan projektledningen och kontaktpersonerna och inom deltagande organisationer. Projektorganisationen och hur det lokala arbetet ska bedrivas behöver förtydligas inför kommande projekt.

Omvärldsanalys

En övergripande omvärdsanalys har genomförts som bygger på litteraturstudier och officiell information som publicerats på nätet av olika organisationer och projekt. Sammanfattningen av olika projekt och initiativ avgränsas till de som förstudien har haft kontakt med. När det gäller regionala samverkansprojekt befinner sig dessa antingen i samma fas som Kronoberg och Blekinge, det vill säga att genomföra förstudier. Det finns också exempel på att man försöker sätta igång gemensamma förstudier. Till omvärldsanalysen hör en sammanställning när det gäller forskning och utbildning inom arkivvetenskap. I en internationell utblick, med fokus på de nordiska länderna, redovisas läget när det gäller digitalt bevarande och regionala/kommunala arkiv.

Samarbete och samverkan

Att bevara information elektroniskt för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samarbete mellan olika aktörer. Det framgår av olika projekt och initiativ både nationellt och internationellt. Konkret finns det också önskan om att fortsätta samarbeta och samverka i regionen när det gäller e-arkiv. Förstudien har gjort en sammanställning och övergripande analys av de samverkansformer som finns tillgängliga idag. Juridiska frågor har stämts av med juristnätverket i Kronoberg och Blekinge.

Guide till handlingsalternativ

Förstudien har tagit fram ett dokument och en kortare presentation som ger en introduktion till verksamhetsområdet arkiv och långsiktigt bevarande. Tanken är att materialet ska ge grundläggande kunskaper om vad det innebär att införa och förvalta e-arkiv på lång sikt, så att deltagande organisationer ska kunna göra välgrundade vägval i samband med införande av e-arkiv.

Strategiska beslut

Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e-arkiv handlar om mycket mer än att enbart upphandla ett IT-system. E-arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e-arkiv. Till skillnad från ”vanliga” IT-system påverkar e-arkivet också alla andra IT-system som innehåller bevarandevärd information.

Nytta

Genom att införa e-arkiv frigörs information för att hanteras i systemoberoende format och struktur i ett arkivsystem. Nyttan med att införa e-arkiv är att det går att lämna gamla system, samtidigt som det blir ordning och reda på informationen.

Infrastrukturen för att hantera långsiktigt bevarande är idag i huvudsak uppbyggd för att vi ska spara på papper. I motsats till detta skapas informationen huvudsakligen elektroniskt och hanteras i elektronisk form med hjälp av olika IT-system. E-arkiv gör det möjligt att åstadkomma en helt obruten digital kedja från det att ett ärende initieras tills att dokumentationen arkiveras.

Framtida vägval

De vägval som förstudien har identifierat är i grova drag tre olika möjligheter: gemensam organisation, samordning och att var och en går vidare på egen hand. Alla alternativ har sina för och nackdelar. Hur det är lämpligt att gå vidare beror på vilket eller vilka områden som deltagande organisationer väljer att gå vidare och samverka kring.

Roller i en e-arkivorganisation

Förstudiens bedömning är att det behövs en bemanning med åtminstone följande roller/kompetenser för en fungerande e-arkivorganisationen:

  • Projektledare som hanterar projekt när information ska levereras från verksamhetssystem
  • Traditionell arkivarie som kan värdera information och känner till bestämmelser
  • En it-arkivarie eller utvecklare som kan hantera anpassningar och vara med vid kravställning av leveranser och utveckling av arkivsystemet.

Kostnader

Att införa e-arkiv innebär ökade kostnader för arkivsystem, leveranser av information från verksamhetssystem och den kompetens som behövs för att bygga upp, förvalta och utveckla lösningen. Det innebär samtidigt minskade kostnader för licenser och underhåll av föråldrade system som driftas för att säkerställa åtkomst till information. I samband med workshop om ekonomi och upphandling diskuterades en preliminär kalkyl som underlag inför fortsatt arbete. Den preliminära kalkylen och övergripande diskussion om fördelning av kostnader redovisas i slutrapporten.

Information och dokumentation

Guiden och slutrapporten har distribuerats till deltagande organisationer i tryckt form. Förstudiens dokumentation finns åtkomlig för deltagande organisationer via en gemensam nätbaserad projektyta.

Fördjupad förstudie hösten 2013

De förslag till fortsatt arbete som presenteras i slutrapporten är underlag för att formulera överenskommelse och projektplan för fördjupad förstudie hösten 2013.

Kontakt

  • Kommunarkivet

    0470-410 00

    kommunarkivet@vaxjo.se

    Besöksadress

    Kulturarvscentrum Småland,
    Sandvägen 15, Växjö

    Öppettider

    Måndag- fredag

    kl. 09.00-12.00 eller enligt överenskommelse.

Skriv ut
Senast uppdaterad: 29 januari 2018
Politik och demokrati