Guide till hållbara evenemang

Var öppen och transparent med hållbarhetsarbetet i kommunikation och marknadsföring av evenemanget. Det stärker såväl genomförandet av själva evenemanget som Växjö som evenemangskommun – och blir dessutom ett gott exempel för andra arrangörer.

• Se till att medarbetare, medarrangörer, funktionärer, volontärer med flera som arbetar med evenemanget har kunskap om evenemangets hållbarhetsprofil och kan agera ambassadörer för det.
• Kommunicera att evenemanget är hållbart. Till exempel genom att uppmuntra till att resa hållbart,upplysa om att evenemanget är tillgänglighetsanpassat eller berätta om hållbara serveringsalternativ.
• Prioritera digital kommunikation och undvik tryckt material där det är möjligt. När trycksaker är bästa alternativet kan exempelvis miljömärkt papper användas.
• Kommunicera med och håll en god relation till närboende i samband med evenemanget. Det underlättar genomförandet av evenemanget och är viktigt för Växjö kommun.
• Sträva efter att informationen om evenemanget är tillgänglig och enkel att förstå. Det betyder att den ska presenteras på ett sätt som gör att så många som möjligt kan ta del av den.
• Sträva efter en bred representation i bild, text och tal så att det speglar samhället och visar på variationerna som finns vad gäller exempelvis könsuttryck, ålder, etnicitet och olika funktionsförmågor.

Växjö kommun ska präglas av lika villkor, samhörighet och inkludering. Evenemang kan spela en nyckelroll för att öka förståelsen mellan människor. Att skapa ett socialt hållbart evenemang innebär att inkludera perspektiv från olika grupper.

• Skapa möjligheter att delta på lika villkor – tänk mångfald. Utgå från våra diskrimineringsgrunder: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.
• Planera med hänsyn till representation. Ställ frågor som: Vem syns och hörs på scenen eller arenan? Vilka har expertroller eller är dragplåster? Mångfald kan speglas i bred representation över hela linjen – publik, arrangörer, medarbetare, volontärer, tävlande, domare, prisutdelare, invigningstalare, artister, konstnärer och annat.
• Ta med tillgänglighetsfrågor tidigt i planeringen av evenemanget – vi främjar inkludering och vill att evenemang har en god tillgänglighet, inte bara för gäster och besökare, utan också för arrangörer och medverkande.
• Anpassa till olika målgrupper – kommunikation och fysiska miljöer ska inte hindra.
• Väg in olika kulturella högtider vid val av tidpunkt för evenemanget – i Växjö kommun finns det många kulturer och livsåskådningar.
• Digitalisering kan både hjälpa och stjälpa. Att livestreama kan exempelvis innebära extra tillgänglighet för vissa, att erbjuda icke-digitala biljettköp på fysisk plats kan underlätta för vissa.
• Ett menssäkrat evenemang innebär trygghet, omtanke och frihet.

Tillit, trygghet och säkerhet är grundläggande för ett hållbart samhälle. Evenemang i Växjö kommun ska upplevas som trygga och möjliggöra för människor att mötas, trivas och utvecklas.

• Arbetsinsatsen kring trygghet och säkerhet varierar beroende på evenemangets typ och storlek, men är alltid viktig.
• Gör alltid en grundläggande riskanalys med inriktning på trygghet och säkerhet. På så vis kan arrangören och evenemangsorganisationen ringa in särskilda behov och vidta åtgärder för att stärka trygghet och säkerhet.
• Säkerhetsarbetet följer dig genom evenemangets alla faser. Strategier och planer kan behöva uppdateras utefter förändringar och förutsättningar.
• Det är viktigt att arrangören utbildar och sprider sitt säkerhetsarbete så att hela evenemangsorganisationen har kännedom och kunskap kring gällande rutiner och planer.

Ett bra sätt att planera är att utgå från material om evenemangssäkerhet på Växjö kommuns webbplats, däribland ett verktyg för planering av evenemangssäkerhet.

Växjö kommun ska utmärkas av låg påverkan på miljön och klimatet – här spelar vårt arbete med avfall och konsumtion en avgörande roll. Vi strävar efter en effektiv resurshållning och ett klimatneutralt Växjö. Hur avfall hanteras under evenemang har inte bara betydelse för klimat och miljö utan också för upplevelsen.

• Planera och genomför evenemang med utgångspunkt i avfallstrappan – tre viktiga trappsteg att ta hänsyn till:

1. Förebygg. Skapa så lite avfall som möjligt. Ställ grundläggande frågor som: Behövs produkten över huvud taget?
2. Återanvänd. Se till att produkternas livsresa blir så lång som möjligt.
3. Återvinn. När det inte fungerar med återanvändning, gäller återvinning – genom att till exempel sortera förpackningar, kompostera och panta burkar.

• Dimensionera avfallshantering efter behov. Hur mycket avfall och vilka typer av avfall som evenemanget skapar, varierar med evenemangets typ och storlek.
• Planera avfallsarbetet i god tid – sista minuten-lösningar är ofta dyra och sällan fördelaktiga.
• Exempel på viktiga fraktioner: förpackningar av färgat och ofärgat glas, metall, papper och plast. Flaskor och burkar i pantsystem säkrar återvinning. Fasa ut, ersätt och minimera potentiellt skadliga material och kemiska produkter. Se även till att det finns ett system för farligt avfall och elektronik, om det kan tänkas tillkomma.
• Gör det lätt för besökare att lokalisera platser för sortering på evenemangsområdet. Ett städat evenemang med en enkel tillgänglighet till sortering bidrar till trivsel och gör det enkelt att slänga avfall rätt.
• Många små saker ger tillsammans effekt: Eventuella deltagarbrickor kan återanvändas, gåvor och priser kan uteslutas eller ta form av bidrag till välgörande ändamål, skyltar och annat material kan sparas och återanvändas. Listan kan göras lång.

Mat, dryck och servering har stor betydelse i arbetet för en hållbar utveckling – det handlar bland annat om klimat, miljö och sociala aspekter.

• Planera för att minimera avfall och matsvinn – avfallstrappan är central i arbetet med mat, dryck och servering. Beräkna mängden livsmedel och material som behövs och servera klimatsmarta portionsstorlekar.
• Undvik engångsartiklar, i synnerhet engångsartiklar i plast – fasa ut dessa. Använd serveringsmaterial som kan rengöras och återanvändas. Om förpackningar och annat material behövs i serveringen – välj miljövänliga alternativ av exempelvis förnybara material.
• Sortera ut matavfall.
• Sträva efter livsmedel med låg klimatpåverkan. Olika livsmedel ger olika avtryck.
• Välj närproducerat, svenskt och ekologiskt i första hand. Informera om ursprung, innehåll och märkning.
• Välj kranvatten framför buteljerat vatten.
• Ta hänsyn till kostallergier. Denna omtanke är ett sätt att inkludera.
• Tänk på matens kulturella värden – kan mångfald speglas i utbudet?
• Fundera över om överbliven mat verkligen är matavfall eller om den exempelvis kan säljas i ett annat sammanhang eller doneras och därmed komma andra till del.

Hur vi väljer plats och lokal, hur transporter och logistik genomförs och hur vi ordnar med boende och övernattningar är centrala delar för evenemangets hållbarhetsarbete. Transporter och resor pekas ut som ett av de tyngst vägande områdena för att möta de klimatutmaningar som vi står inför.

• Möjliggör och informera om hållbara resealternativ och hållbar logi.
• Planera för säker cykelparkering och trafiksäkerhet för cyklister, om det går att cykla till evenemanget.
• Anpassa start- och sluttid för evenemanget efter kollektivtrafikens avgångar, om det finns utsikter att åka kollektivt.
• Överväg möjlighet till deltagande på distans. I vissa fall finns det goda förutsättningar att medverka digitalt på distans utan att upplevelse och engagemang förloras.
• Välj plats med hänsyn till tillgänglighet – vissa platser är bättre grundrustade än andra. Det kan gälla hörslingor, parkeringsplatser, plats för på- och avstigning, kontrastmarkering av trappor, hygienutrymmen, reserverade platser, fria passager och annat.
• Tänk på att ersätta tillgänglighetsanpassade parkeringsplatser om de ordinarie blockeras.
• Variera gärna platser för evenemang. Växjö kommun består av Växjö stad, tätorter och landsbygd, och hela kommunen ska leva – därför ser vi gärna variation i de platser som väljs för evenemang.

I Växjö kommun vill vi leva med låg eller positiv påverkan på miljö och klimat. Kretslopp, samspel och respekt för miljö och djur. Evenemang i Växjö kommun har alla förutsättningar att värdesätta både kultur och natur.

• En hel del av evenemangets påverkan på klimat och miljö avgörs av arbetet med avfall och material, transporter och logi, och livsmedel och servering. Se avsnitten ovan om dessa ämnen och gör kloka avvägningar.
• Sträva efter att använda energi i teknik och belysning effektivt. Fordon och arbetsmaskiner bör företrädesvis gå på el eller förnybart drivmedel.
• Välj miljömärkta och allergivänliga alternativ för exempelvis produkter för städ, disk, hygien och tvätt.
• Välj miljövänliga lösningar för att skapa stämning, exempelvis dekorationer, konfetti och ballonger. Skapa yra och stämning med miljövänliga alternativ.
• Var medveten om platsens naturvärden. Ett av de största hoten mot biologisk mångfald är störningar i och förluster av livsmiljöer. Vi skyddar vissa naturområden lite extra. Följ alltid reglerna för till exempel våra naturreservat.
• Ta hänsyn till djuren. Fyrverkerier, kraftfullt ljus, buller och högljudda miljöer kan få negativa konsekvenser.
• Säkra en god tillvaro för djur som deltar i ett evenemang.